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Metodología Scrum para pymes

En un mundo que está cambiando constantemente, las empresas exigen nuevas formas de realizar los proyectos que permitan obtener el máximo rendimiento a cada minuto de trabajo y que sean capaces de producir resultados solventes sin dar muchas vueltas. Los resultados son importantes para dejar una buena sensación no solo para el cliente, sino también en el usuario final.

La gestión de procesos y equipos es una de las partes más complicadas para cualquier empresa. No se trata solo de recursos. La optimización del tiempo, coordinación del equipo, definición de protocolos y la asignación de tareas es un asunto de peso, que requiere de conocimiento, buen criterio y mucho tiempo para su implementación.

¿En qué consiste el Scrum?

La metodología Scrum  permite abordar proyectos en entornos complejos donde se necesita obtener resultados pronto, donde los requisitos son cambiantes o poco definidos, donde la innovación, la competitividad, la flexibilidad y la productividad son fundamentales. En Scrum se realizan entregas parciales y regulares del producto final, priorizadas por el valor que ofrecen a los clientes.

Es un proceso en el que se aplican de manera regular un conjunto de buenas prácticas para trabajar en equipo, y obtener el mejor resultado posible de un proyecto. Estas prácticas se apoyan unas a otras y su selección tiene origen en un estudio de la manera de trabajar de equipos altamente productivos.

La metodología Scrum gestiona procesos, y equipos de forma dinámica en proyectos complejos.

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En scrum hay un grupo de trabajo y tareas que se desarrollan en ciclos cortos de trabajo. El grupo está auto gestionado, y pone en contacto directamente al cliente con las personas que ejecutan el trabajo.

Es un hecho: las Pymes apenas invierten en desarrollos de software a la medida, porque podrían utilizar esos desarrollos para agilizar sus procesos y ahorrar costes.

Scrum se utiliza para resolver situaciones en que no se está entregando al cliente lo que necesita, cuando las entregas se alargan demasiado, los costes se disparan o la calidad no es aceptable.  Cuando se necesita capacidad de reacción ante la competencia, cuando la moral de los equipos es baja y la rotación alta, cuando es necesario identificar y solucionar ineficiencias sistemáticamente o cuando se quiere trabajar utilizando un proceso especializado en el desarrollo de producto.

Fundamentos de Scrum

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  • El desarrollo incremental de los requisitos del proyecto en bloques temporales cortos y fijos (iteraciones de un mes natural y hasta de dos semanas, si así se necesita).
  • La priorización de los requisitos por valor para el cliente y coste de desarrollo en cada iteración.
  • El control empírico del proyecto. Por un lado, al final de cada iteración se demuestra al cliente el resultado real obtenido, de manera que pueda tomar las decisiones necesarias en función de lo que observa y del contexto del proyecto en ese momento. Por otro lado, el equipo se sincroniza diariamente y realiza las adaptaciones necesarias.
  • La potenciación del equipo, que se compromete a entregar unos requisitos y para ello se le otorga la autoridad necesaria para organizar su trabajo.
  • La sistematización de la colaboración y la comunicación tanto entre el equipo y como con el cliente.
  • El timeboxing de las actividades del proyecto, para ayudar a la toma de decisiones y conseguir resultados.

Estas prácticas se apoyan unas a otras y su selección tiene origen en un estudio de la manera de trabajar de equipos altamente productivos.

Requisitos para poder utilizar Scrum

Los siguientes puntos importantes para la implantación de una gestión ágil de proyectos como Scrum:

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  • Cultura de empresa basada en trabajo en equipo, delegación, creatividad y mejora continua.
  • Compromiso del cliente en la dirección de los resultados del proyecto, gestión del ROI y disponibilidad para poder colaborar.
  • Compromiso de la Dirección de la organización para resolver problemas endémicos y realizar cambios organizativos, formando equipos autogestionados y multidisciplinares y fomentando una cultura de gestión basada en la colaboración y en la facilitación llevada a cabo por líderes al servicio del equipo.
  • Compromiso conjunto y colaboración de los miembros del equipo.
  • Relación entre proveedor y cliente basada en ganar-ganar, colaboración y transparencia.
    Facilidad para realizar cambios en el proyecto.
  • Tamaño de cada equipo entre 5 y 9 personas (con técnicas específicas de planificación y coordinación cuando varios equipos trabajan en el mismo proyecto).
  • Equipo trabajando en un mismo espacio común para maximizar la comunicación.
  • Dedicación del equipo a tiempo completo.
  • Estabilidad de los miembros del equipo

¿Quiénes intervienen en el Srcum?

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  • Product owner. encargado de sacar el máximo valor posible al grupo de trabajo. Establece la lista de cosas que hay que hacer y cuál es el valor de cada cosa, es una persona de negocios.
  • Scrum master. conoce los principios de trabajo y sabe que ‘scrum’ es el método para conseguirlo. Su objetivo es conseguir un equipo de alto rendimiento, trabaje, piense y planifique en grupo.
  • Equipo de desarrollo. grupo de trabajo.
  • Usuario final. cliente.

Principales beneficios de Scrum

Entrega mensual (o quincenal) de resultados (los requisitos más prioritarios en ese momento, ya completados) lo cual proporciona las siguientes ventajas:

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  • Gestión regular de las expectativas del cliente: El cliente establece sus expectativas indicando el valor que le aporta cada requisito del proyecto y cuando espera que esté completado.
  • Resultados anticipados (time to market): El cliente puede empezar a utilizar los resultados más importantes del proyecto antes de que esté finalizado por completo.
  • Flexibilidad y adaptación: De manera regular el cliente redirige el proyecto en función de sus nuevas prioridades, de los cambios en el mercado, de los requisitos completados que le permiten entender mejor el producto, de la velocidad real de desarrollo, etc.
  • Gestión sistemática del Retorno de Inversión (ROI): De manera regular, el cliente maximiza el ROI del proyecto. Cuando el beneficio pendiente de obtener es menor que el coste de desarrollo, el cliente puede finalizar el proyecto.
  • Mitigación sistemática de los riesgos del proyecto: Desde la primera iteración el equipo tiene que gestionar los problemas que pueden aparecer en una entrega del proyecto.

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Productividad y calidad: De manera regular el equipo va mejorando y simplificando su forma de trabajar.

 

 

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Alineamiento entre el cliente y el equipo de desarrollo: Los resultados y esfuerzos del proyecto se miden en forma de objetivos y requisitos entregados al negocio.

 

 

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Equipo motivado: Las personas están más motivadas cuando pueden usar su creatividad para resolver problemas y cuando pueden decidir organizar su trabajo.

 

 

Es importante valorar bien el trabajo en equipo, ponerse unas metas, involucrar al cliente en el proceso, desarrollar correctamente las tareas y establecer prioridades.

Se puede aprender mucho de ‘scrum’ pero, lo más importante, es quedarse con la base de los principios para pensar que se pueden cambiar las dinámicas y mejorar tanto la formas de trabajar como los resultados. Todo ello llevará a muchas empresas a realizar las tareas de una forma más ágil y con menos errores durante el proceso.

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