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Actualizar el proceso de ventas con un sistema CRM

En los inicios de una empresa, sus creadores suelen preocuparse por establecer un proceso de ventas que esté claramente delineado. Es decir, que su mayor preocupación es poder vender y poder competir en el mercado.

Nos damos cuenta que con el paso del tiempo, a medida que una empresa empieza a crecer, la gestión de las ventas ya no es un proceso tan simple.  Al contratar más representantes de ventas, es más difícil llevar un control, y algunos pueden salirse del entorno del equipo, por lo que es aquí donde un sistema CRM puede ser una herramienta clave para el crecimiento de las pequeñas empresas.

Automatizar y crear un proceso de ventas inteligente

Con la ayuda de un sistema CRM, se puede automatizar el proceso de venta y contar con información permanentemente actualizada.

Un sistema CRM permite tener una visión más amplia de la empresa y sus clientes, esto ayuda a crear una mejor relación entre ellos.

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El empoderamiento del equipo comercial se convierte en un aspecto clave en la búsqueda de una mayor rentabilidad y creación de valor para la empresa.

Establecer un proceso de venta en pequeñas empresas, sin duda es más sencillo si nos ayudamos de una herramienta CRM.

En muchas empresas, nos encontramos con una realidad mucho más común de lo que nos gustaría, y es que ellas cuentan con un software CRM, pero suelen gestionarlo como una agenda o calendario online.

Esto se da fundamentalmente, por desconocimiento de parte de las empresas, del gran potencial que posee este tipo de herramienta, sobre todo, cuando son configuradas de manera adecuada, ajustándose a las necesidades de la empresa.

Claves para crear un proceso de ventas inteligente

Identificar y describir los procesos de venta actuales

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Es necesario tener en cuenta tanto los procesos externos (comunicación con el cliente) cómo procesos internos (comunicación entre empleados, agentes comerciales, etc.). Sería de mucha utilidad si este proceso fuese descrito desde diferentes puntos de vista como pueden ser el gerente, el responsable del call center y el agente comercial.

Describir las necesidades del sistema CRM

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Poder contar con la descripción del proceso de ventas desde tres puntos de vista diferentes, va a ayudar a que se entienda las necesidades y objeciones de los diferentes roles.

Además se incluyen las necesidades técnicas (call center propio del CRM, integración con call center externo, sistema de alertas de seguimiento, etc.), y las necesidades del cliente a nivel de reportes sobre su proceso de ventas (rentabilidad, previsión de ventas, rentabilidad, etc.)

Diseñar la estrategia de automatización del sistema CRM

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Es aquí donde las empresas tienen un trabajo exhaustivo, ya que viene la validación y aportación extra por parte del cliente. Para empezar con el diseño de la estrategia de automatización del sistema CRM, es fundamental determinar qué procesos actuales son susceptibles a ser automatizados para que los agentes comerciales sean más eficientes y generen más valor en su día a día.

El principal objetivo de esta etapa es el de centrarse principalmente en el cliente y la rentabilidad de las acciones, y eliminar aquellas tareas del área comercial que no aporten valor.

Implementar la estrategia en la herramienta

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Una vez que se encuentre diseñada la estrategia de automatización del proceso de ventas inteligente, es el momento de llevarlo hacia la herramienta de automatización. Para esto será necesario tener el conocimiento de la herramienta y realizar el análisis de todo tipo de casos que pueden pasar en el día a día de una empresa.

 

Formación de empleados

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Dentro de la automatización, es evidente, que un sistema CRM requiere de un componente humano, es por ello que la formación del equipo comercial en la utilización del sistema CRM es imprescindible.

Dentro de la formación es necesario entender los beneficios que tiene para un agente comercial la utilización del sistema CRM:

  • Facilitar sus tareas del día a día y eliminar la realización de tareas repetitivas que no aportan valor.
  • Mayor conocimiento del cliente. Con un sistema CRM bien optimizado, el conocimiento del cliente por parte del agente comercial es privilegiado.
  • Saber como iniciar una conversación con el usuario y empatizar con el mismo.
  • Conocer datos sobre el usuario que ya nos ha facilitado anteriormente, ya no será necesario volver a preguntar.

El de esta formación es, hacerle entender al agente comercial, que la utilización del sistema CRM no es una tarea extra en su día a día o una herramienta de control de su trabajo, sino que es una ayuda de trabajo en su día a día.

Optimización permanente utilizando informes objetivos

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El poder alcanzar una excelencia en la automatización de un proceso de ventas, es una tarea a largo plazo que requiere la recopilación y, sobre todo, la lectura e interpretación de las claves del negocio. Recordemos que la automatización de procesos, tiene como objetivo el facilitar el día a día a las personas de una empresa y permitirles centrarse en la generación de valor. 

 

Un sistema CRM se encarga de crear una estructura clara, para implementar procedimientos definidos y políticas que aseguren una buena relación de la empresa con el cliente.

El configurar de forma óptima un sistema CRM, requiere de un procedimiento complejo y un análisis exhaustivo del procesos de ventas actual y la visión de futuro de la empresa. Para ello, es evidente, que la combinación entre los procesos de venta y la automatización para las empresas es un mundo completamente nuevo por descubrir; que además está lleno de oportunidades de mejora en los departamentos a la hora de fidelizar clientes e incrementar su alcance y visibilidad como empresa.

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