AutomatizacionesNegocios

Importancia de la automatización de procesos

Actualmente con la evolución de los negocios, expertos en productividad empresarial están sugiriendo a las pequeñas y medianas empresas la implementación de sistemas de flujo de trabajo, para desarrollar, ejecutar y gestionar procesos que puedan ser automatizados, con el fin de competir en el mercado.

 

¿Qué es la automatización de procesos?

La automatización por procesos, es el entendimiento, visibilidad, modelado y control de los procesos del negocio. Se refiere al cambio operacional de las pequeñas y medianas empresas, al migrar de una operación funcional a una operación administrada por procesos

La automatización de procesos se conoce una manera de implementar procesos a través de las siguientes tareas:

  • Usar tecnologías específicas
  • Integrar datos y sistemas
  • Controlar el flujo de trabajo
  • Distribuir tareas
  • Monitorear en tiempo real

La automatización de procesos se define como uno de los mejores sistemas de organización empresarial, para conseguir magníficos índices de calidad, productividad y excelencia.

Resultado de imagen para automatizacion de procesos en los negocios

La automatización de procesos permite dividir el flujo de trabajo en tareas y asignar a los empleados una responsabilidad, lo influenciará positivamente sobre la productividad. 

La automatización de procesos debe estar ligada a la óptima administración de los recursos de la empresa.

Si las pequeñas y medianas empresas, quieren que la automatización de procesos de sus negocios logre los mejores resultados, deben poner en práctica soluciones tecnológicas llamadas BPMS (Business Process Management Systems o Sistemas de Gestión de Procesos de Negocios).

La automatización de procesos está definitivamente vinculada a la reconfiguración de los procesos, tiene como propósito mejorar la eficiencia dentro de una organización y simplificar las tareas de los trabajadores. Su correcta implementación reduce costos, ahorra tiempo y tiene la capacidad de resolver problemas técnicos complejos.

Puntos importantes de la automatización de procesos

Definir roles y responsabilidades: definir quién es el responsable del proceso, y quién lo supervisa.
Definir autoridades: definir las personas encargadas de la conducción y monitoreo de los procesos.
Definir el proceso de análisis de rendimiento: definir tiempos de las actividades de análisis, mejora y seguimiento para su implementación. 

Pasos para la implementación de automatización de procesos

Resultado de imagen para automatizacion de procesos en los negocios

Crear prototipos de interfaz

Se refiere a la creación de diseños de las pantallas destinada a utilizar cuando la automatización de los procesos de negocio se encuentre lista. Haciendo constar la forma de integrar formularios que guiarán la implementación de la parte humana al proceso. Por lo que es necesario definir puntos de interacción, diagrama del proceso, flujo de datos y un modelo estándar.

Crear integraciones

Hace mención a la integración entre bases de datos y los sistemas utilizados en el proceso, como se hallen establecidas en el diseño del proceso.

Aplicar reglas del negocio

Para las pequeñas y medianas empresas las reglas del negocio permiten reducir tareas repetitivas en los procesos. Dentro de la automatización de procesos del negocio, se puede parametrizar la ejecución de estas normas, de manera que la toma de decisiones funcione correctamente.

Preparar el monitoreo

La automatización de procesos proporciona información de los resultados de los procesos en tiempo real y en forma indicadores clave de rendimiento, mucho más fáciles de comprender y analizar para la toma de decisiones.

Aprobación

Se refiere a supervisar la ejecución del proceso  para saber si el resultado es satisfactorio, integrando tecnología, herramientas, interfaz y usuario. Para lo que se utilizan pruebas con usuarios ampliamente.

Producción

Se refiere cuando una vez aprobado el proceso entra en operación, siempre con supervisión directa, ayudando al personal a ponerlo en práctica y responder a las dudas presentadas..

Para implementar una automatización de procesos requiere esfuerzo, motivación a los empleados, y monitoreo constante del trabajo realizado por todos.

¿Por qué implementar una automatización de procesos?

Resultado de imagen para automatizacion de procesos en los negocios

Agiliza la comunicación

La automatización de procesos asegura que la información llegue completa a su destino. Permite que los integrantes del equipo se adapten al trabajo de una manera más organizada. Además se puede asignar responsabilidades a las personas dentro de la organización. Así, las tareas y proyectos son analizados, revisados y aprobados de manera más eficiente.

Refuerza responsabilidades

La automatización de procesos permite asignar un responsable para cada paso del proceso. Esto permite tener  transparencia en el manejo de información de la empresa, lo cual refuerza la responsabilidad y el trabajo en equipo en los empleados. Para las pequeñas y medianas empresas es útil al momento de identificar las tareas que toman más tiempo o en las cuales se debe mejorar, para tomar decisiones al implementar procesos más eficientes y distribuir la carga de trabajo de manera adecuada.

 Mejora la eficiencia de procesos

Al implementar la automatización de procesos se tiene una disminución de errores manuales y se pueden agilizar procedimientos de ventas. También se tiene un mejor control sobre los procesos de la empresa ya que se puede conocer el estado general de un sistema como el estado de una tarea en específico. 

La automatización de procesos, puede ser vista como una estrategia de optimización de tareas.

Se debe definir y establecer un método de trabajo para la empresa y que los empleados sepan qué tarea van a realizar y en qué orden, por lo que el proceso debe estar debidamente detallado y siempre se deber dar paso al cambio.

Etiquetas
Ver más

Artículos relacionados

Deja un comentario

Tu dirección de correo electrónico no será publicada. Los campos obligatorios están marcados con *

Ver también

Close
Close