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Seguimiento de TI en pequeñas empresas

Uso de métricas

Uno de los aspectos más importantes para mejorar o perfeccionar una tarea o manejar un negocio, es el conocimiento. Tener el conocimiento y la información correctos es lo que le permite mejorar y crecer continuamente.

Seguimiento en pequeñas empresas

Cuando se trata de administrar una pequeña empresa y administrar costos de TI, el seguimiento con métricas correctas y una evaluación comparativa de TI es la clave para impulsar la eficiencia y la productividad.

Las métricas utilizadas para el seguimiento de TI, deben responder siempre a los objetivos y al modelo de negocio de una empresa.

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Medir de una manera correcta algunos factores específicos, permiten observar el desarrollo de campañas, además de ayudar a identificar lo que realmente funciona o no para la empresa.

Las métricas adecuadas brindan información esencial, sobre el negocio en el mercado e incluso la de la competencia.

Con los datos obtenidos, se puede tomar decisiones más inteligentes sobre TI y encontrar mejores formas de administrar los costos mientras se logra hacer crecer el negocio y brindar al personal la tecnología que necesita.

Por sí solos, la mayoría de indicadores no expresaran mucho sobre el negocio. Pero cuando se juntan como parte de una imagen más amplia, pueden llegar a ser extremadamente poderosos.

Métricas

Las métricas son básicamente números que expresan información importante sobre algo. Para realizar un  seguimiento de TI en pequeñas empresas se pueden utilizar métricas como:

  • Número de visitas a video de YouTube
  • Promedio de registros de prueba gratuitos por semana
  • Costo de adquisición del cliente
  • Duración promedio del ciclo de ventas

Las métricas van más allá que analizar, por ejemplo, el número de likes en publicaciones o seguidores en un Facebook empresarial.

Utilizar métricas para el seguimiento de TI

TI es fundamental para el crecimiento y el rendimiento de un negocio. Por lo tanto, el seguimiento de TI usando  métricas, es una parte importante en el análisis de las actividades que están funcionando (o no funcionan) para mejorar continuamente.

Estas métricas de TI ayudan a:

  • Saber si se tiene el hardware o software adecuado para las necesidades de la empresa
  • Identificar oportunidades para ahorrar costos o aumentar la eficiencia
  • Analizar si los esfuerzos de atención al cliente pueden mejorar
  • Evaluar si se necesita externalizar el soporte de TI u obtener un socio comercial de TI

 

Métricas de evaluación comparativa de TI

Número de interrupciones del servicio

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Es la cantidad de veces que, en un período definido, los servicios de TI se interrumpieron, cayeron o no estuvieron disponibles; con el fin de evaluar el impacto del tiempo de inactividad en el negocio.

 

Costos generales de TI

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Para las pequeñas empresas es importante saber cuánto cuesta el departamento de TI (personal, licencias, hardware) y todo lo que esté bajo esta área. Esto, como referencia para reducir costos, o como una forma de analizar el gasto de capital en comparación con el gasto operativo.

Horas trabajadas por proceso.

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Las pequeñas empresas deben conocer los procesos comerciales clave y realizar un seguimiento de cuántas horas dedica el personal para ejecutarlos. Saber, cuánto tiempo se dedica a cada proceso, puede ayudar a identificar oportunidades para aumentar la eficiencia y saber qué procesos están funcionando y cuáles no.

Productividad operativa.

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Los problemas de TI pueden desacelerar a las personas y reducir la productividad. Para analizar el impacto de TI en la productividad, las pequeñas empresas deben tomar la cantidad de personas del equipo y dividir para la cantidad de problemas de soporte técnico de TI o llamadas realizadas. Si el resultado es alto, es posible que se tenga que invertir en capacitación los empleados, o en mejoras de software o hardware.

Velocidad promedio respondida.

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Los problemas de TI disminuyen la velocidad de la gente, especialmente si no se resuelven durante un tiempo prolongado. Averigüe qué tan rápido está resolviendo problemas de TI observando el tiempo promedio que toma obtener soporte de TI.

 

Duración promedio de la llamada

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Si las llamadas de soporte de TI son cortas, entonces el equipo de soporte es eficiente para resolver problemas y la interrupción de la productividad de la persona que llama es mínima. Si son largos, es posible que no se tenga suficiente personal o que hayan problemas más serios en TI, que justifiquen más problemas que la solución telefónica. La ayuda de un socio comercial de TI puede estar en orden.

El área de TI es un aspecto fundamental para las pequeñas empresas, por eso definir estrategias para mejorar su desempeño es un desafío para los profesionales del área.

Las pequeñas empresas deben tener presente, que su departamento de TI no está en el vacío. Existen formas de ver el impacto que tiene en el negocio. Utilizar métricas para TI, ayuda a potenciar el TI de la empresa, como una plataforma para mejorar los procesos, la productividad y, eventualmente, los ingresos.

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